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Die Kommunikation findet heute im Geschäftsbereich wie im Privatleben zu einem großen Teil über elektronische Medien und insbesondere E-Mail statt. Wie eine Firmenanschrift ist deshalb auch deine E-Mail-Adresse ein Aushängeschild für Selbstständige und Unternehmer. Drüber hinaus müssen technische Aspekte berücksichtigt werden.
Eine gute Adresse steht für Kompetenz und Seriosität
Eigentlich sollte heute kein Selbstständiger mehr auf einen eigenen Webauftritt und eine professionelle Homepage verzichten. Dazu gehört auch eine einschlägige, griffige Domain und E-Mail Adresse mit einem leicht zu merkenden Namen. Doch nicht jede Adresse eignet sich gleichermaßen für ein Dienstleistungsangebot und für eine E-Mail-Adresse. Das gilt insbesondere für sogenannte beschreibende Domains, die sich zwar leicht merken lassen, dafür aber in der Regel vergleichsweise lang ausfallen.
In solchen Fällen kann es aus sinnvoll sein, von der Regel einer internen E-Mail abzuweichen. Das gilt auch, wenn ein Selbstständiger mehrere unterschiedliche Angebote betreut und ausdrücklich wünscht, dass diese ihm eindeutig zugeordnet werden können. Mögliche Alternativen sind beispielsweise Namen, einprägsame Kürzel oder in kreativen Berufen eine treffende Oberbezeichnung.
Die technischen Aspekte müssen beachtet werden
E-Mails können heute dank Breitbandanbindung große Datenmengen umfassen. Gerade bei künstlerischen Werken, hochauflösenden Bildern, Videos aber auch bei Programmen sprengen diese in einigen Fällen schnell die Standardbegrenzungen. Es ist deshalb bei geschäftlich verwendeten E-Mail-Adressen ratsam, einige wesentliche Voraussetzungen zu beachten:
- Lagerung der E-Mails auf einem zentralen Server
- Eine ausreichende Speicherkapazität für Archivierung und große Anhänge
- mögliche Nutzung oder Verknüpfung mit Cloud Diensten
- Hohe maximale Beschränkungen für eingehende E-Mails
- Keine automatische Löschung nach festen Zeiträumen
- Gut konfigurierter Spam-Filter mit unterschiedlichen Eingangsordnern
Alle diese Bedingungen erleichtern die Verwaltung oder verhindern, dass wichtige Nachrichten wegen verschiedener Einschränkungen nicht zugestellt werden. Viele online Anbieter von E-Mail-Adressen legen inzwischen auf diese Punkte sehr viel Wert, wie z.B. www.1und1.de. Besonders die letzten drei Punkte sind wichtig. Sie führen in den meisten bekannten Fällen zu einer Verweigerung der Annahme. Diese ist unabhängig vom Grund risikoreich, zumal der Empfänger nur in seltenen Fällen über eine abgewiesene Nachricht informiert wird. Die Folgen reichen von dem Verlust potentieller Kunden bis zu Überschreitungen von Fristen, die vertragliche Konsequenzen zur Folge haben können.
Einfache Adresse oder umfassendes Komplettpaket
Die langfristige Sicherung der Domain ist bei einer E-Mail-Adresse von entscheidender Bedeutung. Sie ist ein fester Bestandteil von Visitenkarten, die oft eine längere Zeit vor Benutzung gelagert werden. In anderen Fällen ist die Anschrift nach einer einmaligen Kommunikation in einem Adressbuch gespeichert und wird erst nach mehreren Jahren wieder benötigt.
Für einen Selbstständigen ist es sehr wichtig, leicht für seine Kunden erreichbar zu sein. Jede Änderung der Adresse bedeutet deshalb einen hohen potentiellen Schaden.
Dies muss sich der Betreffende bereits bei der Einrichtung vor Augen führen und den Schritt dementsprechend sorgfältig vorbereiten. Eine kurzzeitige oder sogar eine experimentelle Domain ist aus diesem Grund denkbar ungeeignet. Zu berücksichtigen ist außerdem, ob diese Teil eines Pakets ist oder einzeln gebucht wird. Diese Möglichkeit hat den Vorteil, dass der Besitzer wesentlich flexibler ist, falls er auf eine neue Hardware oder einen anderen Dienstleister umziehen möchte.
Lange Erreichbarkeit, garantierte Zustellung und aussagekräftiger Name
Dies sind im Prinzip die drei wichtigsten Bedingungen, auf die jeder Selbstständige bei der Auswahl seiner E-Mail-Adresse achten sollte. Erst wenn diese definitiv erfüllt sind, ist der Zeitpunkt gekommen, die einzelnen Details auszuarbeiten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sehr viel Arbeit für einen geringen Nutzen aufgewandt wird. Die E-Mail-Adresse sollte zudem immer zu einem der ersten Schritte bei dem Umsetzen eines Projektes gehören.
Denn eines ist sicher: Ohne E-Mail-Adresse ist es heute nur in seltenen Ausnahmefällen noch möglich, effizient zu arbeiten und mittelfristig konkurrenzfähig zu bleiben.
Video: So verschlüsseln Sie Ihre E-Mails
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Titelbild: ©istock.com – oatawa
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